Codin
07 Oct
07Oct

Introducere

Certificatul de TVA intracomunitar, cunoscut și sub denumirea de cod de TVA intracomunitar sau cod înregistrare în scopuri de TVA sau VAT number (în engleză) reprezintă un document esențial pentru companiile românești care doresc să desfășoare tranzacții comerciale cu parteneri din Uniunea Europeană, adică să cumpere sau să vândă produse și servicii către parteneri comerciali din UE.

Acest cod confirmă statutul de contribuabil înregistrat într-un stat membru al UE, facilitând aplicarea reglementărilor privind taxa pe valoare adăugată pentru tranzacțiile intracomunitare. 

De exemplu permite firmelor să efectueze livrări intracomunitare de bunuri și achiziții intracomunitare fără a plăti TVA la frontieră, aplicându-se astfel regimul de taxare inversă (de exemplu, în loc să plătești TVA-ul din Ungaria (de 27%), pentru un produse cumpărate de la furnizorul maghiar, vei plăti TVA-ul în România care este de doar 21%).

Codul de TVA intracomunitar dă de asemenea încredere partenerilor comerciali din UE (mai ales firme mari din străinătate care interacționează cu microîntreprinderi din România) cu privire la faptul că firma românească este o firmă validă. Deseori respectivele firme internaționale (de ex Bolt, înainte de deschiderea subsidiarei din România) refuză să intre într-o relație de afaceri cu întreprinzătorii români dacă aceștia nu obțin acest cod de TVA intracomunitar.

În situația unei achiziții efectuate din străinătate, furnizorul va emite o factură fără TVA, iar firma neplătitoare de TVA va declara și va plăti tot ce înseamnă TVA în țară. Înainte de emiterea facturii, firma trebuie să comunice furnizorului numărul VAT din România, care va fi notat pe factură.

Pentru o firmă nou înființată, obținerea certificatului de TVA intracomunitar poate părea un proces complex, însă cu informațiile corecte și documentația necesară, procedura devine relativ simplă.

În acest articol, vom detalia pas cu pas cum poate o microîntreprindere românească nou înființată să obțină acest certificat de TVA intacomunitar, care îi va permite să își extindă activitatea pe piața europeană, fără însă a se declara ca plătitor de TVA în România (lucru ce ce i-ar putea afecta vânzările deoarece adăguarea a 21% la prețul de vânzare ar putea să o facă necompetitivă)

Ce este certificatul de TVA intracomunitar?

Certificatul de TVA intracomunitar este un document emis de Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF) care atestă că o persoană juridică sau fizică autorizată este înregistrată în scopuri de TVA și poate efectua operațiuni comerciale intracomunitare. Acest certificat conferă companiei un cod de TVA intracomunitar, format din prefixul "RO" urmat de codul unic de înregistrare (CUI) al firmei.

Companiile înregistrate în scopuri de TVA intracomunitar sunt incluse în sistemul VIES (denumirea vine de la sintagma ”VAT Information Exchange System”), care reprezintă o bază de date europeană care permite verificarea validității codurilor de TVA ale operatorilor economici din statele membre UE. Acest sistem facilitează transparența și siguranța tranzacțiilor comerciale intracomunitare.

Când este necesar certificatul de TVA intracomunitar?

Important de știut: în situația în care achizițiile intracomunitare anuale nu depășesc plafonul de 34.000 de lei, utilizarea unui cod VAT nu este obligatorie. 

Totuși, obținerea codului de VAT intracomunitar poate fi rentabilă și pentru firmele care nu depășesc acest pladon, datorită faptului că TVA-ul din România poate fi mai avantajos decât cel al țării din care se face achiziția.

O firmă nou înființată este obligată să solicite certificatul de TVA intracomunitar în următoarele situații dacă estimează că va face achiziții intracomunitare mai ample decât pragul indicat mai sus. Dar poate de asemenea să ceară emitere aacestui certificat în mod voluntar, codul fiind util atât pentru achiziile cât și pentru livrările intracomunitare:

Achiziții intracomunitare: Când compania dorește să achiziționeze bunuri sau servicii de la furnizori din alte state membre UE. Fără acest certificat, furnizorul european ar trebui să factureze TVA-ul specific țării sale, ceea ce complică procesul de recuperare a taxei, ceea ce se traduce, în fapt, în costuri mai mari pentru dvs. dacă achiziționați produse din țări UE și nu aveți acest cod de TVA intracomunitar.

Livrări intracomunitare: Când firma intenționează să vândă bunuri către clienți din Uniunea Europeană. Livrările intracomunitare sunt scutite de TVA în țara de origine (ceea ce vă face produsele mai competitive dacă exportați produse in UE), dar necesită înregistrarea în scopuri de TVA.

De asemenea, se consideră codul ca fiind necersar în situația în care firma prestează servicii transfrontaliere: Pentru anumite categorii de servicii prestate către sau primite de la parteneri europeni, certificatul este obligatoriu pentru aplicarea corectă a regulilor de taxare.

Termeni asemănători care generează confuzii

Codul de TVA intracomunitar și faptul că un contribuabil este plătitor de TVA în România sunt lucruri diferite. Dar aceasta asemănare generează de multe ori confuzii. Deseori am identificat parteneri de afaceri care, pentru a obține codul de TVA intracomunitar au depus (eronat) declarația D700 pentru a se înscrie ca plătitori de TVA. Iar la final au descoperit că au devenit plătitori de TVA în România dar NU au primit și codul de TVA intracomunitar care le permite să facă achiziții intracomunitare

Obținerea certificatului de TVA intracomunitar nu este condiționată de a te declara plătitor de TVA în România. Aceste lucruri pot să se întâmple simultan (dacă patronul firmei chiar dorește aceasta) sau independent una de alta. Cu alte cuvinte, o firmă poate avea cod de TVA intracomunitar dar să fie plătitor TVA în România, sau invers. Desigur o firmă poate decide să fie atât plătitor de TVA în România cât și să obțină (pentru variate achiziții intracomunitare) acest certificat de TVA intracomunitar.

Documentele necesare pentru solicitarea certificatului

Nu există documente care trebuie depuse de o firmă care dorește strict obținerea certificatul de TVA intracomunitar fără a dori să se înscrie ca plătitor de TVA în România.

Cererea poate fi depusă de către reprezentantul legal al societății (dacă are semnătură electronică și s-a definit în SPV) sau de către contabilul firmei. Un model de cerere poate fi descărcat de aici.

Datorită complexității formularului 700 recomandăm să apelați la contabil care să facă depunerea, în numele societății (pentru că oricum aveți un contract semnat cu o firmă de contabilitate care să vă depună celelalte declarații).

Verificările efectuate de ANAF

După depunerea documentației, ANAF poate face o serie de verificări pentru a se asigura că firma îndeplinește toate condițiile legale. ANAF verifică în propriile baze de date istoricul fiscal al asociaților și administratorilor, pentru a identifica eventuale riscuri fiscale. Dacă persoanele implicate au fost asociate cu companii care au avut probleme fiscale grave, cererea poate fi respinsă. În unele cazuri, pentru a preveni frauda fiscală, ANAF poate efectua verificări inopinate la sediul firmei, în special dacă există suspiciuni sau dacă firma activează într-un domeniu considerat cu risc fiscal ridicat.

Cum obțineți certificatul de TVA intracomunitar

Odată depusă Declarația 700 în câteva zile veți fi notificat de către ANAF, prin SPV despre aprobarea sau respingerea cererii dvs. Dacă cererea a fost corect formulată, aceasta se va aproba și veți fi invitat la sediu pentru a ridicat certificatul în firmă fizică (care arată ca acesta)

Termenul de soluționare

Conform legislației în vigoare, ANAF are obligația de a soluționa cererea de înregistrare în scopuri de TVA în termen de maximum 30 de zile lucrătoare de la data depunerii documentației complete. Cu toate acestea, în practică, termenul este mai scurt (5-10 zile).

În cazul în care sunt necesare verificări suplimentare sau completări de documente, termenul se prelungește corespunzător. Este important ca firma să răspundă prompt la orice solicitare din partea ANAF pentru a nu întârzia procesul.

Ce informații conține certificatul de TVA intracomunitar

Dacă toate verificările sunt favorabile, ANAF emite certificatul de înregistrare în scopuri de TVA. Acest certificat conține:

  • Denumirea completă a firmei
  • Domiciliul fiscal
  • Codul de înregistrare fiscală (CIF) prefixat cu sintagma RO
  • Data înregistrării în scopuri de TVA
  • Semnătura și ștampila organului fiscal emitent

Un exemplu de cum arată certificatul de TVA intracomunitar emis de ANAF (pentru of firmă care nu este înregistrată ca plătitoare de TVA) puteți găsi aici

Unde puteți verifica că o firmă are sau nu codul de TVA intracomunitar

După emitere, firma este inclusă automat în Registrul operatorilor intracomunitari și în sistemul VIES, ceea ce permite partenerilor europeni să verifice validitatea codului de TVA. Puteți consulta registrul aici (nu trebuie să completați decât primele 2 câmpuri care sunt obligatorii)

Unde puteți verifica că o firmă este sau nu plătitoare de TVA în România

Cum am explicat o firmă poate fi neplătitoare de TVA în România dar în același timp poate cere (și obține) codul de TVA intracomunitar care îi permite să importe bunuri din alte țări UE aplicând modelul de TVA cu taxare inversă (adică să nu plătească TVA către firma parteneră din străinătate, dar apoi să declare achiziția în România și să plătească (și deducă ulterior) TVA-ul din România). Dacă doriți să verificați aceeași societate, dacă este sau nu plătitoare de TVA puteți consulta baza de date ANAF de aici 

Obligații după obținerea certificatului

După obținerea certificatului de TVA intracomunitar, firma dobândește noi obligații fiscale ca de pildă depunerea declarației 390 - declarația recapitulativă privind  livrările / achizițiile / prestările intracomunitare. Acestea sunt însă lucruri de care va avea grijă contabilul dvs:

Decontul de TVA - Operațiunile intracomunitare trebuie reflectate corect în decontul de TVA, respectându-se regulile specifice privind taxa inversă și scutirile pentru livrările intracomunitare.

După obținerea certificatului de TVA intracomunitar, firma dobândește noi obligații fiscale ca de pildă depunerea declarației 390 - declarația recapitulativă privind livrările / achizițiile / prestările intracomunitare.

Păstrarea evidențelor - Este obligatorie păstrarea unei evidențe detaliate a tuturor tranzacțiilor intracomunitare, incluzând facturi, documente de transport, dovezi de livrare și alte documente justificative.

Concluzie

Obținerea certificatului de TVA intracomunitar pentru o firmă nou înființată poate fi utilă microîntrepdinerilor românești chiar dacă cuantumul achzițiilor anuale nu depășește plafonul stabulit de lege. 

Deși poate părea intimidant la început, cu informațiile corecte și cu respectarea pașilor descriși în acest articol (si consultarea modelelor anexate) orice companie românească poate obține acest certificat esențial pentru desfășurarea activităților comerciale în Uniunea Europeană.

Acest certificat nu reprezintă doar o formalitate administrativă, ci un instrument care le deschide accesul la piața unică europeană, facilitând schimburile comerciale și eliminând barierele fiscale la frontiere. 

În același timp, certificatul vine cu responsabilități suplimentare în ceea ce privește conformarea fiscală și raportarea corectă a operațiunilor intracomunitare.

Comentarii
* E-mailul nu va fi publicat pe site.