Este important ca antreprenorii să înțeleagă diferența între sediul social și domiciliul fiscal pentru a evita neplăceri în relația cu ANAF. Pe scurt ar trebuie să se vadă că sediul social are rol de adresă juridică și comercială (este locul unde veți fi citat, de exemplu, de către o instanță, este locul unde un executor îți va trimite o notificare, este locul în care partenerii comerciali îți vor trimite contractele și facturile, locul unde poliția îți va trimite o amendă, samd). Domiciliul fiscal este locul unde vei plăti impozitele și unde vei fi căutat de inspectorii ANAF în cazul în care aceștia doresc să verifice actele societății.
Este important ca antreprenorii să înțeleagă diferența între sediul social și domiciliul fiscal pentru a evita neplăceri în relația cu ANAF. Pe scurt ar trebuie să se vadă că sediul social are rol de adresă juridică și comercială (este locul unde veți fi citat, de exemplu, de către o instanță, este locul unde un executor îți va trimite o notificare, este locul în care partenerii comerciali îți vor trimite contractele și facturile, locul unde poliția îți va trimite o amendă, samd). Domiciliul fiscal este locul unde vei plăti impozitele și unde vei fi căutat de inspectorii ANAF în cazul în care aceștia doresc să verifice actele societății.
I. Multe firme, din motive de cost, de logistică sau pentru a putea beneficia de anumite oportunități de afaceri (fonduri EU, fonduri de coeziune, dreptul de a efectua activități de ridesharing în anumite orașe reședință de județ) aleg să își înregistreze un sediul social virtual într-un spațiu oferit prin contract de comodat, unde nu desfășoară activitate efectivă – așa-numitul „sediu fără activitate”. Aceste firme vor avea declarate activitățile ”la terți” sau la unul sau mai multe puncte de lucru diferite ca adresă poștală, de adresa sediului social.
Pentru antreprenorii care lucrează remote sau care călătoresc frecvent, un sediu virtual oferă libertatea de a administra afacerea de oriunde. Nu există constrângeri legate de o locație fixă, ceea ce permite gestionarea eficientă a operațiunilor fără limitări geografice.
A avea un sediu virtual implică, în mod evident, și corolarul că acea firmă este co-localizată împreună cu alte firme. Este o situație absolut legală. Sunt nenumărate motive absolut corecte pentru care o firmă să dorească un sediu virtual.
Din punct de vedere al utilității sociale, sediile societății sediile virtuale facilitează, pentru largi categorii de antreprenori, înființarea unei firme. De exemplu, în lipsa acestor sedii virtuale, costul și timpul necesar înființării unui SRL, PFI sau PFA s-ar tripla pentru acei mulți antreprenori care nu dețin o proprietate. Tot așa zeci de mii de firme (de exemplu firmele de ridesharing) ar fi blocate complet in a putea lucra pe anumite piețe (ARR nu da licențe firmelor de ridesharing care nu sunt înscrise in municipiul resedinta de județ)
Potrivit Codului de Procedură Fiscală (art. 31), domiciliul fiscal al unei persoane juridice este:
Pentru firmele care au sediu social cu activitate lucrurile sunt clare. Este absolut rezonabil ca sediul social = domiciliul fiscal.
În cazul multor firme care împart același sediu social („sediu fără activitate”), acest loc nu coincide cu realitatea operațională deci, prin urmare, nu poate fi considerat ca domiciliu fiscal, pentru că, evident, nu se îndeplinește niciunul dintre criteriile de mai sus.
În absența unei educații corespunzătoare (ANAF-ul aici lasă de dorit în a explica diferențele într-un limbaj care să fie inteligibil) antreprenorilor nu le spune nimeni că trebuie, dacă optează pentru un sediu social fără activitate, să informeze ANAF-ul, suplimentar, cu privire la locul unde dorește să se efectueze un eventual control.
Evident, pentru firmele care folosesc sedii virtuale, la aceste sedii
Prin urmare administratorul / contabilul societății ar trebui să declare domiciliul fiscal la o adresă diferită de cea unde este sediul social fără activitate. Regula de identificare este simplă: acolo unde ține actele firmei, unde desfășoară efectiv activitatea, unde sunt active și, recomandăm noi, dacă niciunul dintre criterii nu se aplică, locul unde efectiv locuiește administratorul sau familia sa apropiată, pentru ca atunci când ANAF vizitează domiciliul fiscal să poată să intre operativ în contact cu administratorul și să agreeze împreuna o zi în care acesta să se prezinte la sediul ANAF pentru a face inspecția.
Dacă într-o astfel de situație firma ”uită” să declare separat către ANAF unde domiciliul fiscal, aceste va fi presupus (în mod eronat) a fi chiar adresa sediului social. Practic se comite un ”fals prin omisiune”. Inspectorii ANAF vă vor vizita fără să vă avertizeze doar ca să constate (ceea ce ar fi putut afla consultând un certificat constatator de la ONRC) că acel sediu nu se califică ca adresă unde să poată să facă controlul și deci, vor aplica sancțiuni.
În trecut, neconcordanțele dintre sediul social declarat și domiciliul fiscal real erau rareori sancționate de către ANAF. Însă, în prezent, ANAF intensifică controalele cu speranța limitării fenomenului de evaziune fiscală. Lipsa declarării corecte a domiciliului fiscal, în actualul context, poate duce la consecințe ca de pildă:
Administratorul sau contabilul societății trebuie să depună Declarația D700 la ANAF, însoțită de un contract de comodat pentru spațiul unde se țin efectiv actele contabile (de exemplu, la domiciliul administratorului, la sediul contabilului sau la punctul de lucru real).
Astfel ANAF nu va mai pierde timp vizitând sediul fără activitate ci vă va vizita societatea exact în locul unde administratorul poate fi găsit și unde acesta poate agrea cu ANAF fie continuarea controlului, în acea zi, la acel sediu fie o dată ulterioară unde să se prezinte împreună cu contabilul la sediul ANAF.
Astfel, firmele co-localizate își protejează activitatea, evită sancțiunile și își asigură conformitatea cu legea.
Pentru a evita aceste riscuri, legea prevede o procedură clară:
Absolut. Sediile virtuale sunt absolut licite și legale pentru o firmă. Singurele probleme care pot apărea legat de utilizarea unui sediu virtual este dacă Administratorul și Contabilul societății ”uită” , intenționat sau nu, să declare la ANAF domiciliul fiscal
Mai multe firme pot avea acelasi sediu social dacă respectă prevederea legală de a ține actele contabile la acea adresă sau daca fiecare dintre ele respectă obligația legală de a-și declara domiciliul fiscal.
Cel mai bun argument legat de faptul că aceste sedii virtuale sunt licite, este acela că începând cu 1 august 2025 chiar Poșta Română pune la dispoziția publicului sute de virtuale sedii (în chiar oficiile poștale din țară).
Firma noastră www.patet.ro pune la dispoziție antreprenorilor peste 40 de locații la nivel național și circa 10 locații în Mun. București. Avem grijă ca acest număr să fie rezonabil și ghidăm constant pe administratori privitor la obligativitatea de a-și declara în mod proactiv domiciliul fiscal acolo unde își desfășoară activitatea sau unde își țin actele contabile.
Domiciliul fiscal trebuie să reflecte realitatea activității firmei, nu doar o adresă formală din Registrul Comerțului. Dacă firma are sediul într-un spațiu fără activitate, înregistrat la ONRC, este obligatoriu să declare, suplimentar, utilizând declarația 700, și locul unde ține efectiv actele și/sau de unde își conduce afacerea, pentru ca inspectorii ANAF să știe unde să desfășoare nemijlocit actul de control.
